Déclaration de protection des données

1. Responsable du traitement

Prof. Dr. Frank Martin, Rechtsanwalt und Notar
Parkstraße 33, 65549 Limburg an der Lahn
Téléphone : 06431 - 2 88 88 88
E-mail : kanzlei@notar-martin.de

2. Généralités sur le traitement des données

Nous ne traitons les données à caractère personnel de nos utilisateurs, par principe, que dans la mesure nécessaire à la mise à disposition d'un site Internet fonctionnel ainsi que de nos contenus et prestations. Le traitement est effectué sur la base du Règlement général sur la protection des données (DSGVO) et de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG).

3. Hébergement et fichiers journaux du serveur

Ce site est hébergé par un prestataire externe (IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur). Lors de la consultation du site, le fournisseur collecte automatiquement les informations transmises par votre navigateur (notamment l'adresse IP, la date et l'heure de la consultation, la page consultée, l'URL de référence, le navigateur utilisé). Ces données sont techniquement nécessaires pour afficher le site et garantir la stabilité et la sécurité. La base juridique est l'art. 6 al. 1 lit. f RGPD (intérêt légitime).

4. Prise de contact

Lorsque vous nous contactez par formulaire de contact, e-mail ou téléphone, vos données sont traitées afin de traiter votre demande. La base juridique est l'art. 6, al. 1, let. b DSGVO (préparation d'une relation de mandat) ou l'art. 6, al. 1, let. f DSGVO. Les données sont supprimées dès qu'elles ne sont plus nécessaires à la réalisation de leur finalité, sous réserve d'obligations légales de conservation contraires.

Pour protéger le formulaire de contact contre toute utilisation abusive automatisée (spam, robots), nous utilisons le service Cloudflare Turnstilede Cloudflare, Inc. (101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA). Turnstile vérifie, lors de l'envoi du formulaire, si la saisie provient d'un être humain ; à cette occasion, des informations techniques (notamment l'adresse IP, les caractéristiques du navigateur) sont transmises à Cloudflare et y sont traitées. Aucun cookie publicitaire n'est déposé et aucun profil d'utilisateur n'est créé à des fins publicitaires. La base légale est notre intérêt légitime à protéger le formulaire contre les abus (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) ; la transmission vers les USA s'effectue sur la base de l'EU-US Data Privacy Framework, auquel Cloudflare a adhéré. Pour plus d'informations : cloudflare.com/privacypolicy.

Les messages envoyés via le formulaire de contact (nom, adresse e-mail, éventuellement numéro de téléphone, objet et texte du message) vous sont transmis par e-mail et sont en outre stockés dans un espace accessible exclusivement en interne et protégé par mot de passe sur notre espace web, afin que nous puissions traiter et répondre de manière fiable à votre demande. Ce stockage est effectué sur la base de l'art. 6 al. 1 lit. b et lit. f DSGVO. Aucune transmission à des tiers n'a lieu. L'adresse IP n'est stockée que sous forme tronquée (sans le dernier bloc). Les messages archivés sont automatiquement supprimés au plus tard après 365 jours, sauf si une relation de mandat ou des obligations légales de conservation exigent une durée de stockage plus longue.

4a. Fiche notariale de données (Notara)

Sur la page « Demander une authentification », nous proposons une fiche de données numérique, mise à disposition par l'intermédiaire de notre prestataire Notara (app.notara.de). Le formulaire externe n'est chargé que lorsque vous y consentez activement et lancez le chargement. Ce n'est qu'à ce moment que les contenus de Notara sont chargés et que vos informations (par exemple les données relatives à votre projet et vos coordonnées) sont transmises à Notara et y sont traitées pour notre compte. La base juridique est votre consentement (art. 6, al. 1, let. a DSGVO) ainsi que la préparation ou l'exécution du mandat (art. 6, al. 1, let. b DSGVO). Un contrat de sous-traitance conforme à l'art. 28 DSGVO a été conclu avec le prestataire. Vous pouvez à tout moment nous communiquer votre projet sans utiliser ce formulaire, par téléphone, e-mail ou formulaire de contact.

4b. Réservation de rendez-vous en ligne

Sur la page « Prendre rendez-vous », vous pouvez convenir d'un rendez-vous directement dans notre calendrier. La réservation s'effectue exclusivement via nos propres systèmes ; aucun service de réservation externe n'est plus intégré.

Déroulement et données traitées.Lors de l'accès à la page, seuls les types de rendez-vous que nous proposons et les créneaux disponibles de notre calendrier sont chargés ; aucune donnée à caractère personnel vous concernant n'est transmise à cette occasion. Ce n'est que lorsque vous réservez un rendez-vous que nous traitons les informations que vous avez saisies : Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, type de rendez-vous choisi et heure du rendez-vousainsi que – facultativement – votre brève description de votre demande. Pour les rendez-vous d'authentification, nous recueillons en outre le numéro de dossieret l'objet de l'authentification; ces informations sont nécessaires pour que nous puissions préparer le rendez-vous. Vos données sont transmises à notre serveur de cabinet en Allemagne (Hetzner Online GmbH, sous-traitance au sens de l'art. 28 DSGVO), y sont enregistrées dans notre système de gestion des rendez-vous et inscrites en tant que rendez-vous dans le calendrier du cabinet. Vous recevrez la confirmation par e-mail à l'adresse que vous avez indiquée.

Calendrier.Nos calendriers sont gérés via Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.) ; le rendez-vous réservé y est enregistré avec les informations précitées. Un contrat de sous-traitance conforme à l'art. 28 DSGVO existe avec Microsoft.

Base juridique.Le traitement est effectué en vue de la conclusion ou de l'exécution du mandat ainsi qu'à votre demande (art. 6, al. 1, let. b DSGVO) et – dans la mesure où vous avez expressément consenti au traitement de vos données – sur la base de votre consentement (art. 6, al. 1, let. a DSGVO). Vous pouvez révoquer à tout moment un consentement donné, avec effet pour l'avenir.

Protection contre les abus.Afin d'empêcher les réservations massives automatisées, nous limitons le nombre de demandes par visiteur. À cette fin, votre adresse IP n'est pas enregistrée, mais traitée exclusivement sous la forme d'une valeur de contrôle changeant quotidiennement, non reconstituable ; celle-ci est supprimée au plus tard après deux jours. La base juridique est notre intérêt légitime à disposer d'une offre fonctionnelle et exempte d'abus (art. 6, al. 1, let. f DSGVO).

Durée de conservation.Nous conservons les données de rendez-vous aussi longtemps que cela est nécessaire à l'exécution du rendez-vous et au traitement du mandat ; par ailleurs, les délais de conservation prévus par le droit professionnel et commercial s'appliquent. Si aucun mandat n'est conclu, nous supprimons les informations dès qu'elles ne sont plus nécessaires.

Caractère facultatif.L'utilisation de la réservation de rendez-vous en ligne est facultative. Vous pouvez à tout moment convenir d'un rendez-vous également par téléphone, par e-mail ou via notre formulaire de contact.

4c. Utilisation d'un assistant téléphonique basé sur l'IA

Description du traitement

Afin d'assurer la disponibilité en dehors des heures de bureau ainsi que le traitement initial des appels téléphoniques entrants, le cabinet utilise un assistant téléphonique basé sur l'intelligence artificielle. Les personnes appelantes sont informées, au début de la conversation, qu'elles communiquent avec un système automatisé fondé sur l'intelligence artificielle. Cela est fait en application de l'obligation de transparence prévue à l'art. 52 du Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle (Règlement IA).

Catégories de données traitées

Dans le cadre des appels entrants, les catégories de données à caractère personnel suivantes sont collectées et traitées :

• Numéro d'appel et, le cas échéant, nom de la personne appelante
• Contenu de la conversation orale (données vocales)
• Date et heure de l'appel
• Objet de la demande / sujet de la conversation, dans la mesure communiquée par la personne appelante

Dans la mesure où, dans le cadre de la conversation téléphonique, des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'art. 9 DSGVO (par exemple des informations relatives à la santé ou à d'autres situations personnelles sensibles) sont révélées, celles-ci sont traitées exclusivement dans le cadre de la base juridique de traitement correspondante et sont soumises au secret professionnel de l'avocat ainsi qu'au secret professionnel du notaire.

Finalité du traitement

Le traitement a pour finalité la réception des demandes de mandat et des prises de contact avec le cabinet, la transmission des demandes au personnel du cabinet ainsi que la garantie de la disponibilité.

Bases juridiques

Le traitement repose sur :

• l'art. 6, al. 1, let. b DSGVO, dans la mesure où le traitement sert à la préparation ou à l'exécution d'une relation de mandat ou d'un acte notarié (mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée),
• l'art. 6, al. 1, let. f DSGVO, dans la mesure où l'intérêt légitime du cabinet à une disponibilité et une communication durables et organisées prévaut. Les intérêts des personnes concernées s'effacent compte tenu de l'utilisation exclusive des données aux fins du cabinet et des mesures de protection décrites ci-après.

Destinataires / catégories de destinataires

Pour la mise à disposition technique de l'assistant téléphonique, les données à caractère personnel sont transmises à un prestataire de services de télécommunication basés sur l'IA dans le cadre d'une sous-traitance conforme à l'art. 28 DSGVO. Un contrat de sous-traitance a été conclu avec ce prestataire, l'obligeant à traiter les données exclusivement sur instruction du cabinet, à respecter des mesures de protection techniques et organisationnelles ainsi que la confidentialité. Les données ne sont par ailleurs transmises à aucun tiers.

Dans la mesure où le prestataire a son siège ou l'emplacement de ses serveurs en dehors de l'Espace économique européen, la transmission s'effectue sur la base de clauses contractuelles types de l'UE conformément à l'art. 46, al. 2, let. c DSGVO ou d'une autre garantie admise conformément aux art. 44 et suivants du DSGVO.

Prise de décision automatisée

L'assistant téléphonique ne prend aucune décision automatisée ayant un effet juridique au sens de l'art. 22 DSGVO. L'évaluation des informations entrantes et toutes les décisions juridiquement pertinentes sont prises exclusivement par les collaborateurs du cabinet.

Durée de conservation

Les données des conversations sont conservées pendant une durée de 30 jours, puis automatiquement supprimées, sauf si une obligation légale de conservation ou une relation de mandat concrète exige une conservation plus longue. Dans ce dernier cas, le délai de conservation lié au mandat s'applique.

Remarque relative au secret professionnel de l'avocat et du notaire

Toutes les données collectées dans le cadre de conversations téléphoniques présentant un lien avec des affaires juridiques sont soumises au secret professionnel de l'avocat conformément au § 43a Abs. 2 BRAO ainsi qu'au secret professionnel du notaire conformément au § 18 BNotO. Le prestataire mandaté est contractuellement soumis de la même manière au secret professionnel.

Droits des personnes concernées

En ce qui concerne les données traitées par l'assistant téléphonique, vous disposez des droits d'accès (art. 15 DSGVO), de rectification (art. 16 DSGVO), d'effacement (art. 17 DSGVO), de limitation du traitement (art. 18 DSGVO) ainsi que d'opposition (art. 21 DSGVO). Les oppositions au traitement fondé sur l'art. 6, al. 1, let. f DSGVO doivent être adressées à l'adresse du cabinet ou à l'adresse de contact indiquée ci-dessous.

4d. Paiement en ligne par Bitcoin (serveur de paiement propre)

Sur la page « Payer la facture » vous pouvez régler volontairement les factures de notre cabinet avec Bitcoin. Cela n'est actuellement possible que pour les factures relatives à des affaires d'avocat ; la question de savoir si et sous quelles conditions les décomptes de frais notariaux pourront également être réglés prochainement en Bitcoin est actuellement à l'étude. Seules les informations que vous saisissez sont traitées : numéro de dossier, numéro de facture, montant de la facture ainsi que votre nom. Ces informations sont transmises à notre serveur de paiement exploité en interne (serveur BTCPay, hébergé dans un centre de données allemand) afin de générer une page de paiement avec code QR et d'affecter la réception du paiement à votre dossier. Aucun prestataire de paiement externe n'est intégré ; aucune transmission à des tiers n'a lieu. La base juridique est l'art. 6, al. 1, let. b du RGPD (exécution du contrat/facturation). Les données de transaction de la blockchain Bitcoin elle-même sont, pour des raisons techniques, publiques ; elles ne contiennent aucune des informations précitées. Les données de paiement sont conservées dans le cadre des obligations légales de conservation en matière commerciale et fiscale.

4e. Chat IA sur le site web (« Maja »)

Sur notre site web, nous proposons un chat textuel avec une assistante IA (« Maja »). L'assistante répond aux questions générales concernant le cabinet (sites, disponibilité, déroulement, domaines juridiques) et renvoie vers la réservation de rendez-vous, le formulaire de contact et le téléphone. Elle ne fournit aucun conseil juridiqueet n'a accès ni aux dossiers, ni aux mandats, ni au calendrier. À l'ouverture du chat, vous êtes informé que vous communiquez avec un système d'IA (obligation de transparence conformément à l'art. 50 du règlement (UE) 2024/1689, règlement sur l'IA).

Le chat ne devient actif que lorsque vous l'ouvrez et envoyez un message. Jusque-là, aucune donnée n'est transmise. Veuillez ne saisir dans le chat aucune information confidentielle relative à votre affaire (par exemple noms de tiers, numéros de dossier, montants ou données de santé) ; pour de telles demandes, veuillez utiliser le téléphone, le formulaire de contact ou un rendez-vous.

Sont traités le texte du chat que vous avez saisi ainsi que l'historique de la session en cours, de même que, sur le plan technique, votre adresse IP. Les messages sont transmis par notre serveur web à un serveur que nous exploitons chez Hetzner Online GmbH (Allemagne), puis transmis de là, pour la génération de la réponse, au fournisseur d'IA Anthropic, PBC(548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA). Conformément au contrat, Anthropic n'utilise pas les saisies pour entraîner ses modèles et ne les conserve que temporairement à des fins de contrôle des abus. Un contrat de sous-traitance conforme à l'art. 28 DSGVO existe avec Anthropic ; le transfert vers les USA s'effectue sur la base du EU-US Data Privacy Framework ainsi que des clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Nous ne conservons pas le contenu de vos messages de chat.L'historique n'est présent que dans votre navigateur pendant la durée de la session (mémoire de session, pas de cookie) et est supprimé à la fermeture du navigateur. Pour se protéger contre les abus, un compteur est tenu sur notre serveur web pendant une heure, sous une valeur d'identification dérivée de votre adresse IP, changeant quotidiennement et non reconstituable ; l'adresse IP elle-même n'est pas enregistrée à cette fin. Sur le serveur du cabinet, seules des données techniques (nombre et longueur des demandes, temps de réponse) sont enregistrées, sans contenu.

La base juridique est notre intérêt légitime à fournir une première information accessible aux visiteurs du site web (art. 6, al. 1, let. f DSGVO) ainsi que, dans la mesure où vous préparez un mandat, l'art. 6, al. 1, let. b DSGVO. L'utilisation du chat est facultative ; vous pouvez à tout moment obtenir toutes les informations également par téléphone, par e-mail ou via le formulaire de contact.

4f. Candidatures

Lorsque vous postulez auprès de nous – par exemple en réponse à une offre d'emploi publiée sur ce site –, nous traitons les informations que vous nous transmettez (notamment nom, coordonnées, lettre de motivation, curriculum vitae, certificats et autres documents de candidature) exclusivement aux fins de la procédure de candidature. La base juridique est l'art. 6 al. 1 lit. b RGPD (préparation d'une relation de travail). Ces informations sont fournies volontairement ; sans elles, nous ne pouvons toutefois pas prendre en compte votre candidature.

Au sein du cabinet, seules les personnes participant au processus de sélection ont accès à vos documents. Nos boîtes de messagerie électronique sont exploitées via Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.) ; un contrat de sous-traitance conforme à l'art. 28 RGPD a été conclu avec Microsoft. Aucune transmission à des tiers n'a lieu. Si vous ne souhaitez pas transmettre vos documents par e-mail, vous pouvez également envoyer votre candidature par courrier postal à l'adresse indiquée ci-dessus.

Si une relation de travail est établie, vos documents seront intégrés à votre dossier personnel. Dans le cas contraire, nous les supprimerons au plus tard six mois après la clôture de la procédure de candidature ; leur conservation jusqu'à cette date sert à la sauvegarde de nos droits, notamment en cas de réclamations au titre de la loi générale sur l'égalité de traitement (art. 6 al. 1 lit. f RGPD). Une conservation plus longue – par exemple pour de futures offres d'emploi – n'a lieu qu'avec votre consentement (art. 6 al. 1 lit. a RGPD), que vous pouvez révoquer à tout moment avec effet pour l'avenir.

5. Relation de mandat

Dans le cadre d'un mandat, nous traitons les données à caractère personnel aux fins de l'exécution de la mission. La base juridique est l'art. 6, al. 1, let. b DSGVO ainsi que les dispositions du droit professionnel. Des obligations particulières de secret professionnel s'appliquent aux avocats et notaires. Les délais de conservation résultent du BRAO, du BNotO, du HGB et de l'AO.

6. Transmission de données

Une transmission de vos données à des tiers n'a lieu que si cela est nécessaire à l'exécution du contrat (par exemple aux tribunaux, autorités, partie adverse dans le cadre du traitement du mandat), si vous y avez consenti ou s'il existe une obligation légale.

7. Service de cartographie / itinéraire

Pour la planification de l'itinéraire, nous renvoyons vers un service de cartographie externe. Ce n'est qu'en cliquant sur le lien que des données sont transmises au fournisseur concerné. Aucune carte n'est intégrée sur ce site qui transmettrait automatiquement des données.

8. Cookies et mesure d'audience

Ce site Internet n'utilise aucun cookie et n'intègre aucun service d'analyse ou de suivi externe (par exemple Google Analytics).

Pour déterminer l'utilisation générale (par ex. le nombre de pages consultées, les pages consultées, le site Web d'origine, le type d'appareil, l'origine approximative sous forme de code pays), nous effectuons une mesure d'audience anonyme et sans cookies, réalisée en interne (« First Party »). À cette occasion, aucune adresse IP n'est enregistrée; pour le comptage des accès récurrents au cours d'une journée, seule une valeur de contrôle (hachage) est formée à l'aide d'une valeur aléatoire changeant quotidiennement, ce qui exclut techniquement toute reconnaissance au-delà de la journée. Une identification de personnes individuelles n'est ainsi pas possible. La base juridique est notre intérêt légitime à une analyse statistique de l'utilisation du site web (art. 6, al. 1, let. f du RGPD). Un signal «Do Not Track» de votre navigateur est pris en compte ; dans ce cas, aucune mesure n'est effectuée. Aucune transmission des données à des tiers n'a lieu.

9. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès (art. 15 du RGPD), de rectification (art. 16), d'effacement (art. 17), de limitation du traitement (art. 18), de portabilité des données (art. 20) et d'opposition (art. 21). Vous pouvez révoquer à tout moment, avec effet pour l'avenir, les consentements que vous avez donnés.

10. Droit de recours auprès de l'autorité de contrôle

Vous disposez d'un droit de recours auprès d'une autorité de contrôle en matière de protection des données. L'autorité compétente est le Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

11. Sécurité des données

Ce site web est fourni via une connexion SSL/TLS cryptée (HTTPS) afin de protéger la transmission de vos données.

Mise à jour : 2026